Vertrauliche Dokumente, geheime Abrechnungen, DVDs, Kreditkarten, Kontoauszüge und vieles mehr, es gibt im Büro so einiges Sensibles, das vor Datendieben geschützt werden muss. Es darf keinesfalls an Dritte gelangen, denn dies kann schwere, finanzielle Schäden anrichten. Unternehmen müssen, vor allem, seitdem 2018 europaweit die neue Datenschutzgrundverordnung in Kraft getreten ist, die gesetzlichen Ansprüche erfüllen. Achtlos weggeworfene oder lediglich per Hand zerrissene Schriftstücke geben sensible Informationen preis. Ein Aktenvernichter (Büro-Schredder) darf in keinem Büro fehlen. Er sorgt dafür, dass vertrauliche Schriftstücke geschreddert werden und somit nicht in falsche Hände gelangen. Lesen Sie hier, wie der Aktenvernichter funktioniert, welcher sich für das Büro eignet, um vertrauliche Dokumente sicher zu entsorgen und inwiefern sich die verschiedenen Sicherheitsstufen bei den Produkten unterscheiden.
Aktenvernichter – unverzichtbar im Büro
Datenschutz ist ein sehr wichtiges Thema im Office. Hier gibt es von Zeit zu Zeit immer wieder Dokumente, die unlesbar gemacht werden sollen. Dies ist mit einem Aktenvernichter möglich. Damit können Sie Papiere, die sensible Informationen beinhalten, sicher entsorgen und somit den Missbrauch der Daten und etwaige Strafen vermeiden, denn der Gesetzgeber schreibt die ordnungsgemäße Vernichtung der Dokumente in Unternehmen vor. Bei einem Verstoß kann es zu Bußgeldern, Schadensersatzansprüchen oder sogar zur Freiheitsstrafe kommen. Es gibt viele Gründe, warum sensible Daten unbedingt vernichtet werden sollten:
- Ein ganz wichtiger Faktor, der für den Aktenvernichter spricht, ist der mögliche Identitätsdiebstahl: Betrüger können sich mit personenbezogenen Informationen wie der Anschrift und dem Geburtsdatum eine neue Identität schaffen oder mit Bankdaten finanzielle Geschäfte zulasten des Missbrauchten tätigen.
- Geschäftliche Dokumente sollten auch im Interesse des Unternehmens nicht in den Papierkorb geworfen, sondern im Shredder zerkleinert werden. Konkurrierende Firmen könnten von Betriebsgeheimnissen oder sonstigen vertraulichen Informationen wie Verträgen und Bilanzen Kenntnis erlangen.
Wie funktioniert der Aktenvernichter?
Mit dem Aktenvernichter schreddern Sie die Dokumente im Handumdrehen in kleine Elemente und können eine Wiederherstellung nahezu ausschließen. Zu den verbauten Hauptbauteilen gehören der Antrieb, das Schneidwerk und der Auffangbehälter. Wenn Sie die zu vernichtenden Schriftstücke Richtung Einführschlitz halten, erledigt das Schneidwerk, das über scharfkantige Klingen verfügt, seine Arbeit. Das geschredderte Dokument landet danach im Auffangbehälter. Das Auffangvolumen wird in Litern angegeben. Bei der Verwendung im Büro sollten es 15 bis 25 Liter sein. In Großraumbüros kommen zum Teil Aktenvernichter mit einem Volumen von 170 Litern zum Einsatz. Bei einem guten Gerät beläuft sich die Schnittleistung auf bis zu 10 Blätter je Durchgang. Auch optische Datenträger wie CDs können Sie mit einem hochwertigen Aktenvernichter unbrauchbar machen. Das Gleiche gilt für Kredit- und Kundenkarten oder andere flache Datenträger. Bei hochwertigen Geräten für den professionellen Einsatz erfolgt der Antrieb über eine Kette. Sie nehmen problemlos größere Mengen an Papieren auf und laufen stabil.
Welcher Aktenvernichter eignet sich für das Büro, um sensible Dokumente sicher zu vernichten?
Aktenvernichter sind mit Streifenschnitt und Partikel- bzw. Kreuzschnitt erhältlich. Geräte, die einen Kreuzschnitt vornehmen, verfügen über gegenläufige Räder, die das Blatt zusätzlich noch entgegen der Schnittrichtung zerteilen. Es wird also nicht nur längs, sondern ebenso quer geschnitten, das heißt, über Kreuz. Damit erreichen Sie eine viel bessere Sicherheitsstufe, denn die Dokumente werden deutlich gründlicher vernichtet als mit dem Streifenschnitt. Bei Letzterem werden sie in, je nach gewähltem Gerät, unterschiedlich dicke Streifen geschnitten. Dieser Sicherheitsstandard reicht oft nicht aus, um sensible Dokumente zu schreddern. Vor allem bei breiten Streifen können sie meistens problemlos wieder zusammengesetzt werden. Mit dem Partikelschnitt entstehen winzige Papierschnipsel, die kaum zusammenzufügen sind. Daneben gibt es den Mikroschnitt, bei dem es zu einer besonders kleinen Zerteilung der Dokumente im Kreuzschnittverfahren kommt.
Welche Sicherheitsstufen gibt es bei Aktenvernichtern?
Die Sicherheitsstufen, die von P-1 bis P-6 reichen, verdeutlichen, wie effektiv das Zerkleinern der Papiere geschieht. Je höher die Stufe ist, desto stärker werden sie geschreddert. Den Unterschied macht hierbei vor allem die Schneidetechnik aus. Ein Blatt Papier, das in Streifen geschreddert wird, lässt sich relativ einfach wieder zusammensetzen. Somit ist der Streifenschnitt für Papiere mit sensiblen Daten, wie es sie im Büro gibt, nicht geeignet. Diese Aktenvernichter erreichen nur die Sicherheitsstufen P-1 und P-2. Sie sind bei personenbezogenen Daten nicht zulässig, sondern eher für den Privatgebrauch geeignet. Beim Partikelschnitt bleiben kleine bis winzige Rechtecke übrig. Diese zum Originaldokument zusammenzufügen, ist nicht oder nahezu unmöglich. Die Geräte verfügen über die Stufen P-3 bis P-6. Für Büros eignen sich Aktenvernichter der Stufen P-3 oder Schicherheitsstufe P-4. Sie schreddern DIN A 4-Blätter in minimal 300 bis maximal 1500 Partikel. Das Zusammensetzen eines Dokuments ist damit so gut wie unmöglich. Die Sicherheitsstufen P-5 oder P-6 werden insbesondere für geheimdienstliche Dokumente oder Akten benötigt.
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Die Datenschutzauflagen müssen hierzulande von jedem Unternehmen eingehalten werden. Für professionelle Firmen sollte es jedoch, unabhängig von gesetzlichen Regelungen, selbstverständlich sein, dass persönliche Daten vertraulich behandelt werden. Ein Aktenvernichter darf daher in keinem Büro fehlen, denn Sicherheit hat oberste Priorität. Er sorgt dafür, dass Dritte nicht an sensible Informationen gelangen. Aktenvernichter für das Office sollten mindestens über die Sicherheitsstufe P-3, besser P-4 verfügen, damit die Dokumente nicht mehr hergestellt werden können. Wenn Sie auf Nummer sichergehen wollen, wählen Sie beim Kauf ein Modell mit Kreuzschnitt. Damit ist dies nahezu unmöglich. Gute Geräte zeichnen sich daneben durch ein hohes Leistungsvermögen, ideale Funktionalität, einfache Handhabung und Langlebigkeit aus.