Nachhaltiges Druckmanagement
Eine Lösung für optimierte Prozesse

Optimieren Sie Ihren Workflow und verbessern Sie die Klimabilanz Ihres Unternehmens. Und das mit allen
Sicherheitsstandards bei der Verarbeitung von Dokumenten.

 

 

Gut für die Umwelt und die Geldbörse

Unmengen an Papier, Tonerkartuschen, Stunden an ITSupport... Drucken kann viel Abfall, Arbeit und Kosten verursachen. Ein optimiertes Druckmanagement ermöglicht Ihnen durch vollständige Transparenz der Druckprozesse zu erkennen, wie kleine Entscheidungen hier große Wirkung zeigen. Anpassbare Richtlinien und Meldungen helfen Benutzern, sich für umweltfreundliche Optionen zu entscheiden - die positiven Auswirkungen werden in Echtzeit auf dem Bildschirm angezeigt. Und zusätzlich können Einstellungen auch am Ausgabegerät geändert werden.

 

Drucksicherheit und Vertraulichkeit

Drucksysteme sind komplex: Unterschiedliche Netzwerke und Geräte, welche sensible Daten verarbeiten müssen, sind heutzutage der Gefahr von Hacker-Angriffen ausgesetzt. Mit einem Tool für Ihr Druckmanagement sind Ihre Daten geschützt - bevor, während und nachdem Sie drucken. Benutzer müssen sich authentifizieren, Jobs bleiben nachverfolgbar und Dokumente können mit einem Wasserzeichen gekennzeichnet werden, um Sicherheitsverstöße zu vermeiden.

Flexible und sichere Ausgabe

Ihr IT-Team verwaltet eine sichere Druckwarteschlange mit einer beliebigen Anzahl von Druckern. Über ein übersichtliches Dashboard kann der Admin von überall mit einem gesicherten Zugang das System bedienen. Es ermöglicht eine übersichtliche, Ansicht der Druckumgebung in Echtzeit auf nur einer Seite, einschließlich Systemaktivitäten, Drucker-Fehlermeldungen, Tonerstände, Trendinformationen und Statistiken - inklusive Informationen über die Umweltauswirkungen. Benutzer senden Ihre Druckaufträge, die an jedem Drucker durch Authentifizierung freigegeben werden können. Das ist das ultimative Tool für die Dokumentensicherheit. Außerdem können Benutzer, wenn ein Drucker nicht funktioniert, Ihren Ausdruck an einem anderen Drucker in der Nähe ausgeben.

 

Mobiles Drucken

Ihre Mitarbeiter können von mobilen Geräten - auch den eigenen drucken – und das unabhängig von Marke, Modell und Betriebssystem. Externe Benutzer? Kein Problem. Die Software sorgt dafür, dass die richtigen Druckertreiber und mehrere Warteschlangen für mobile Nutzer bereitgestellt werden - sogar ohne Server.

Anpassung an Ihre Anforderung

Ihr Unternehmen wächst rasant? Kein Problem: Das Druckmanagement-Tool ist hochgradig skalierbar, flexibel und wird von Kunden aller Größen benutzt. Unternehmen mit nur einem Ausgabesystem, aber auch Großkunden mit Systemzahlen im vierstelligen Bereich
setzen es ein. Neben der Skalierbarkeit wäre auch ein Hardware-Wechsel möglich, wobei mehr
als 25 Druckermarken unterstützt werden - eine Multi-Plattform-Lösung. Entscheidungen in puncto Hardware werden nicht mehr durch Software-Einschränkungen ausgebremst.

 

Alle Daten auf einen Blick

Das Nutzerverhalten ändern - ohne es zu kennen? Das wird schwierig. Mit mehr als 75 integrierten Berichts-Typen und der nutzerangepassten Berichterstellung erhalten Sie aussagekräftige Informationen für alle Bereiche - von Zusammenfassungen nach Abteilung und Gerät bis hin zu detaillierten Seitenprotokollen. Sie können diese Berichte per E-Mail bereitstellen, sie exportieren, drucken oder Automatismen planen, damit Sie weniger manuelle
Schritte ausführen müssen.

 

Einfache Handhabung

Von der Installation und Benutzeranpassung bis zur Verwaltung und Implementierung neuer Funktionen: Wir bieten Ihnen in jeder Hinsicht benutzerfreundliche Software.

Herstellerunabhängig

Sie möchten Ihr System nicht ändern? Kein Problem die Druckmanagementsoftware ist herstellerunabhängig und kann so in vorhandene Systeme integriert werden.

5 Tipps zur Optimierung Ihres Druckmanagements

1. Duplexdruck

  • Problem: Ermutigen Sie zum Duplexdruck, wenn die Benutzer es vergessen.
  • Beschreibung: Machen Sie es den Benutzern leicht, sowohl auf ihrem Desktop als auch auf dem Kopierer/MFD doppelseitig zu drucken.
  • Aktion: PaperCut zeigt ein Popup-Fenster zum Zeitpunkt des Drucks oder der Freigabe an, wenn ein Benutzer versucht, einseitig zu drucken.

2. Farbdruck mit Bestätigung

  • Problem: Bitten Sie die Benutzer um Bestätigung, wenn Sie E-Mails in Farbe drucken.
  • Beschreibung: Wann haben Sie das letzte Mal eine E-Mail in Farbe benötigt?
  • Aktion: Statt die Benutzer zu bitten, in Graustufen zu drucken, richten Sie eine Regel ein, die sie fragt, ob sie diese E-Mail wirklich in Farbe drucken möchten.

3. Problemdokumente erkennen

  • Problem: Automatische Erkennung bekannter Problemdokumente und Warnung der Benutzer vor dem Drucken.
  • Beschreibung: Es gibt einige Dokumente, die Sie nie gedruckt haben möchten, wie die 30.000 Seiten umfassende Finanztabelle.
  • Aktion: Richten Sie eine Richtlinie ein, die automatisch erkennt, wenn diese Dokumente gedruckt werden, und den Benutzer warnt, damit er den Druckauftrag abbrechen kann, bevor er beginnt.

4. Hochvolumige Aufträge

  • Problem: Senden Sie hochvolumige Aufträge an die MFPs.
  • Beschreibung: Es ist oft einfacher, jeden Auftrag an den Arbeitsplatzdrucker des Büros zu schicken, aber das kann sehr schnell teuer werden.
  • Aktion: Regeln für die Weiterleitung großer Aufträge an das MFD aufstellen, um sicherzustellen, dass der kleine Bürodrucker für schnelle Aufträge frei ist, und um Kosten zu sparen.

 

5. Schritt für Schritt

  • Problem: Im Laufe der Zeit nach oben nivellieren – nicht alles auf einmal machen.
  • Beschreibung: Die gleichzeitige Implementierung vieler Pop-ups und Regeln kann die Benutzer frustrieren. Versuchen Sie, Ihre Druckrichtlinien im Laufe einiger Monate schrittweise zu verbessern. Alle Lösungen von PaperCut machen es einfach, Regeln und Routing-Richtlinien schnell zu aktualisieren.
  • Aktion: Trinken Sie einen guten Kaffee ;-)

Die Druckmanagement-Broschüre zum Download:

Sie möchten Ihr Druckmanagement optimieren? Dann kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne:

KAUT-BULLINGER Office & Solution GmbH
Karwendelstraße 2, 82024 Taufkirchen

Tel. 089 666 99-1400
E-Mail: solution@kautbullinger.de

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